+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Сдача документов в архив кадры

Сдача документов в архив кадры

Передача документов в архив при ликвидации предприятия — достаточно сложный и ответственный процесс. Необходимо знать и понимать предъявляемые в данном случае к юридическому лицу требования, досконально ориентироваться в специфике вопроса. Доверяя выполнение данной задачи профессионалам, владельцы компании могут быть уверены: процедура ликвидации юрлица в Москве и МО будет проведена и завершена безукоризненно. Документы являются основным наследием закрывающегося предприятия, которое будет востребовано долгие годы его работниками. Халатное отношение к ним и их утрата чреваты для собственников бизнеса и ликвидатора серьезными последствиями.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Передача документов в Государственный архив

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т.

Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. Правила формирования документов в дела описаны в гл. Приведем основные из них:. Как исключение из этого правила, когда этого требует специфика работы предприятия, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут временно группироваться в течение года в одно дело. По окончании года или после решения вопроса указанные документы должны быть помещены в отдельные дела согласно номенклатуре дел в соответствии с таким принципом: в одно дело помещают документы только постоянного хранения, а в другое — временного п.

Положения, правила, инструкции и т. Если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела по видам и хронологии п. Распространенной ошибкой предприятий является формирование всех приказов руководителя в одно дело. В связи с этим обратите внимание:. Приказы по кадровым вопросам личному составу группируют в соответствии с их видами и сроками хранения. При этом учтите: запрещено группировать вместе приказы длительного 75 лет и временного 5 лет хранения.

Заметьте: при больших объемах документов целесообразно приказы по кадровым вопросам личному составу , касающиеся различных направлений деятельности учреждения прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т. Если создается незначительное количество различных видов приказов по кадровым вопросам личному составу , их можно группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного срока хранения, в другое — временного срока хранения.

Документы заседаний коллегиальных органов группируют в 2 дела п. Протоколы заседаний коллегиальных органов группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям этих органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, — по повестке дня заседания п.

Переписку группируют по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируют в хронологическом порядке: документ-ответ размещают за документом-запросом. Поручения вышестоящих учреждений и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела по направлениям деятельности предприятия или по авторам инициативных документов.

Документы в небольшом количестве группируют в одно дело. В деле документы систематизируют по датам поручений. Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки группируют в дела отдельно от проектов этих документов. Документы в личных делах работников группируют в хронологическом порядке по мере их пополнения в такой последовательности п. Обратите внимание: копии приказов и распоряжений о взысканиях, поощрениях, смене фамилии работника и т.

Эти сведения вносят в дополнения к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. При этом заметьте: сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся п. Расчетно-платежные ведомости лицевые счета работников предприятия систематизируют в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег ведомости начисления заработной платы формируют ежемесячно в пределах года.

Методическое руководство и контроль за формированием дел на предприятии и в его структурных подразделениях осуществляют служба делопроизводства и архив предприятия п. Дела предприятия следует должным образом оформить. Требования к оформлению дел установлены гл. Рассмотрим их. В зависимости от сроков хранения документов осуществляют полное или частичное упрощенное оформление дел. Таким образом осуществляют частичное оформление дел. В частности, оформление таких дел предусматривает :. Систематизация документов предусматривает их размещение в деле по хронологии поступления или создания с января по декабрь.

Все листы дела нумеруют арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Листы заверительной надписи и внутренней описи нумеруют отдельно. Чернила, пасту или цветные карандаши применять для нумерации листов дела, листов заверительной надписи и внутренней описи запрещено п.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруют с оборотной стороны в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами фотографиями, вырезками, выписками и т. Если к документу подклеены одной стороной другие документы вырезки, вставки к тексту, переводы и др. Конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруют сплошной нумерацией листов дела.

При этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в конверте. Листы большего формата, чем А4, подшивают с одной стороны и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуют в формат А4. В случае отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается использовать буквенные обозначения листов а, б и т. При большом количестве ошибок листы перенумеровывают путем зачеркивания одной косой чертой старого номера и проставления рядом нового.

Согласно п. Необходимость составления внутренней описи документов отдельных дел определяется инструкцией по делопроизводству на предприятии.

Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, который содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Ее подписывает составитель. К внутренней описи оформляют итоговую запись, в которой указывают цифрами и словами количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи.

Если дело переплетено или подшито ранее без внутренней описи, то ее бланк подклеивают с внутренней стороны лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела включение дополнительных документов, их исключение, замену оригиналов копиями и др. Приведем пример составления внутренней описи личных дел. С целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации в конце дела составляют заверительную надпись п.

Ее помещают в конце дела, а в печатных экземплярах дел учетные журналы, отчеты и т. В заверительной надписи оговаривают следующие особенности нумерации документов дела :. Заверительную надпись подписывает ее составитель. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждение листов, замена документов копиями, присоединение новых документов и т. При большом количестве перенумерованных листов в конце дела составляют новую заверительную надпись.

При этом старая заверительная надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно. Приведем пример составления заверительной надписи.

Документы, содержащиеся в деле, подшивают на 4 прокола специальными суровыми нитками или дратвой. А дела постоянного, длительного свыше 10 лет хранения и по кадровым вопросам личному составу переплетают в твердую обложку из картона.

Металлические скрепления скрепки, шпильки при этом удаляют п. Во время переплета или подшивки документов нельзя затрагивать текст. Если текст документа напечатан слишком близко к его левому краю, необходимо нарастить корешок документа бумагой того же качества, что и носитель текста документа.

При наличии в деле невостребованных личных документов трудовых книжек, удостоверений, дипломов, аттестатов, свидетельств и т. Если таких документов значительное количество, их изымают из дела и на них составляют отдельную опись.

Титульные листы рекомендуется изготавливать печатным способом и заполнять изменяющуюся информацию от руки п. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в описи дел структурного подразделения.

На обложке дел титульных листах проставляют :. Если дело состоит из нескольких томов частей , то на каждом из них проставляются крайние даты документов. В случае проставления точных календарных дат число и год указывают арабскими цифрами, а название месяца — прописью.

Если в дело включены документы приложения и т. Даты можно не указывать на обложке титульном листе дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку они отражены в заголовках дел;. Надписи на обложках дел постоянного и длительного свыше 10 лет хранения делают четко черными светостойкими чернилами или пастой.

В случае помещения в дело надлежащим образом оформленного титульного листа, изготовленного печатным способом, на обложке дела указывают только номера архивного фонда, описи и дела.

При этом запрещено наклеивать титульный лист на обложку дела. Структурные подразделения предприятия обязаны описывать документы постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, по кадровым вопросам личному составу через год после завершения дел в делопроизводстве. С этой целью составляют описи дел.

В случае ликвидации или реорганизации предприятия описи в обязательном порядке составляют также и на дела временного до 10 лет хранения. Описи дел ведут в течение нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации. Во время составления описей дел необходимо соблюдать такие требования :.

Если дело состоит из нескольких томов частей , то каждый том часть вносят в опись под отдельным номером ;. При этом прочие сведения о делах вносят в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводят полностью;. Также учтите следующие правила для распределения дел в соответствии со схемой систематизации п. При этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего. В конце описи делают итоговую запись с указанием цифрами и прописью количества дел, учитываемых по описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи буквенные и пропущенные номера дел.

В годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года. Графы 4 и 5 описи при этом не заполняют. Опись дел структурного подразделения составляют в 2 экземплярах п. Первый экземпляр передается вместе с делами в архив предприятия, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении.

Опись дел подписывается ее составителем, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения п. Media, - Все права защищены. Использование материалов без согласования с редакцией запрещено.

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона".

Подготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи. В зависимости от того, к какой из категорий будет отнесено дело, оно подлежит либо упрощенному, либо полному оформлению для дальнейшей передачи в архив.

Готовим документы к хранению

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив. Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Обратите внимание! По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Подшивке переплету подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.

Подготовка документов для сдачи в архив

Передача документов на архивное хранение — это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив. Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов. Данный этап предполагает выбор места хранения документов.

В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. При ликвидации компания сталкивается и с проблемой — куда деть документы, как подготовить их к сдаче в архив. Эти вопросы законом не урегулированы, но решать их необходимо. Ликвидация предприятия — процесс многогранный и сложный, который состоит из нескольких этапов. Один из завершающих — сдача в сторонний архив всего объема документов, который образовался в процессе деятельности организации. При этом вопрос о том, нужно ли сдать документы в архив при ликвидации компании, уже мало у кого возникает.

Как сдать документы в архив при ликвидации организации

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. Правила формирования документов в дела описаны в гл.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров.

.

В этом разделе вы ✓ узнаете, как подготовить документы для сдачи в архив ✓ найдете информацию о всех этапах сдачи документов в архив на.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Лукерья

    У знакомых отняли дом,из за кредита в банке,как вы это прокомментируете?

  2. Муза

    2.знака, что есть видео съемка нет.

© 2018-2021 vertu-service-rnd.ru